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목소리로 전하는 인상, 직장 전화 예절!

청년희망재단 17-09-06
첨부파일

 

처음부터 이런 존재는 아니었어요.

오히려 하루종일 붙어있을 정도로 친했죠.

하지만 우리의 공간이 바뀌면서

무서워지기 시작했어요.

입이 바짝 마르고, 마른 침이 넘어가고!

집에서는 항상 붙어있는데,

회사만 가면 그렇게 불편할 수가 없죠.

들려요, 이 소리...?

 

따르르rrrrr릉-

 

 

전화왔드아~~~!

 

멀쩡한 사람도 어버버버

말더듬이로 만들어버린다는

무시무시한 그 녀석!

신입사원들은 특히나 피하게 된다지~?

 

직통 전화가 울리면 상관없지만,

대표 전화는 막내의 몫!

전화벨이 세 번 울리기 전에 받아야 한다!

 

 

물론

내가 누구인지를 밝히고, 용건을 말하고,

마무리 인사와 함께 통화 종료-

는 다 알고 있지만~

그 통화를 회사에서 하게 된다면

이야기는 또 달라지지!

 

얼굴을 몰라도 목소리와 말투에서

연상되는 이미지가 있듯이,

유선상으로는 내가 공유고 유재석이며,

김태희고 서현이다~!

 

친절한 금자씨보다 더 예의 바른

청년이 되는 전화예절 꿀Tip, 함께 알아봅시다!

 

전화 할 땐 세 가지만 기억하세요.

신속, 정확, 친절!

 

 

입사하고 얼마 되지 않아서

회사 업무에 대해 모르는 것이 많기 때문에

전화 받기가 어렵다고 느끼는 것!

하지만 보통 유선상으로

계약 체결에 대한 내용이 오고가진 않고,

담당자는 따로 있으니까~

 

기억하자, 신속!

스피드는 언제 어디서나 생명!

전화를 걸 때는 내 용건을 먼저 전달하고,

전화를 받았을 땐 상대방의 용건을

빠르게 파악해서 하는 게 중요!

 

마찬가지로 전화벨이 세 번 울리기 전에

수화기를 들어 올리는 게 예의!

 

기억하자, 정확!

유선상이 아니더라도

말의 요점을 모르게 말하는 사람과는

대화 자체를 이어나갈 수가 없고,

특히나 시간과의 싸움을 하는 곳에서는

답답해~ 속 터져~!

 

아직 업무 전달이 익숙하지 않다면,

미리 메모를 해놓는 것도 좋은 해결책!

 

기억하자, 친절!

친절한 사람을 싫어하는 사람은

없다고 봐도 무방!

화가 나지 않았어도 화를 내게 하고,

화가 엄청 나있어도 화를 가라앉히는 게

친절한 말투니까, 자신이 없을수록 더 친절하게!

 

전화벨이 세 번 이상 울렸을 땐

'늦게 받아 죄송합니다~

전화를 끊을 땐

'감사합니다~' 로 마무리!

 

전화 걸어서 어떻게 말해야 하지?

 

 

내가 전화를 걸 상대의

소속과 직급명 확인은 필수!

(전화번호 확인은 당연한 거....아, 알죠?)

 

상대방이 전화를 받으면 아마

 

감사합니다. (회사명) (이름)입니다.

 

대부분이 이렇게 말을 할텐데,

그렇다면 나도 같이 알려줘야겠죠?

 

"

안녕하세요. (회사명) (이름)입니다.

(내가 통화를 원하는 사람 이름+직급) 맞으신가요?

"

 

상대방이 회사명만 얘기를 하거나,

통화 상태가 좋지 않아 이름을 못 들은 경우,

이름을 들었어도 한 번 더 확인하는 센스! 

 

그리고 이제 용건을 말해야 하는데,

안면이 없거나 일이 급한 경우에는

일 얘기만 하고 통화가 종료되지만,

보통 '점심은 드셨어요?'

'너무 바빠서 정신 없으시죠' 등

간단한 인삿말로 분위기를 환기시킨 후

용건을 말하면 조금 더 자연스럽게 전달이 되지~

 

 

"

그러니까 정리하면,

A와 B의 위치를 바꾸고,

C를 새로 추가해주시면

되는 겁니다~

"

 

다다다다- 업무 전달 후에

네~ 감사합니다~ 하고 끊으면,

당황스러웠던 경험

일 하다 보면 숱하게 겪게 되는데~

 

수화기 내려놓기 전에!

내 용건을 다시 한 번 정리해서

전달해주면 업무 진행에 시행착오를 줄여서

서로 편하게 일 할 수 있다는 거~!

 

"

네, 부탁드릴게요.

감사합니다~

"

 

막내 생활을 하면서

평생 할 감사, 평생 느낄 고마움

다 받은 느낌이 들더라도

마무리 인사는 잊지 말기로~ 해~

 

그리고!

보통은 전화를 건 쪽에서 끊으면 되니까

언제 끊어야 하나 밀당하지 말고~

깔끔하게 딱- 내려놓으면

통화 무사 종료했습니다! 임무 끝!

 

 

진짜 난제는 전화 받기!

 

 

전화를 걸 때도 마찬가지지만,

문의 전화 응대를 잘 못하면

회사 이미지 전체가 손해를 입죠.

 

 

바로바로 받는 것도 좋지만,

보통은 벨이 두 번 울린 후 받으라고 하는데요.

업무를 보다가 정신없이 받지 말고,

침착한 상태로 받으라는 뜻!

 

"

감사합니다. (회사명) (이름)입니다.

혹은

대신 받았습니다. (회사명) (이름)입니다.

"

 

보통은 회사마다 전화 인사법이 있을테니

고대~로 따라하기만 하면 되고,

담당자가 자리에 없어서 당겨받은 경우엔

상대방이 잘못건 줄 알고 당황할 수 있으니

꼭 대신 받았음을 알려주기!

 

안녕하세요. (회사명) (이름+직급)입니다.

 

상대방이 본인을 소개해오면

한 번만 확인한 후에 용건을 물어보는데,

회사명이나 이름을 잘 못 들었다고

계속 물어보지 말고,

아 네~ 하면서 넘어갓!

어차피 마지막에 또 물어볼 거니까!

 

 

전화를 받았을 때 가장 중요한 건

메모 준비!

전화 중에 메모할 게 많이 생겨서

항상 메모 준비가 되어있어야 하는데,

전화를 받으면서 펜과 종이를 준비하기엔

너무 정신이 없으니까,

미리미리 책상 한 켠에 메모지와 볼펜을

준비해놓기~

 

"

그러니까

A와 B의 위치를 바꾸고,

C를 새로 추가하는 것

맞나요?

"

 

전화를 걸 때와 마찬가지로

상대방의 요구를 정리하여

다시 확인하는 과정은 필수!

또한 담당자 대신 전화를 받았을 경우,

 

"

(회사명) (이름+직급) 맞으시죠?

혹은

담당자 님 성함 다시

알려주시겠어요?

"

 

당황하면 들릴 것도 안 들려서

상대방의 말을 잘 못알아 듣는 경우도 있는데,

그럴때면 당황해서

더 막귀가 되는 사람도 많지, 많아~

급하게 생각하지 말고

침~착~해~!

 

 

중요한 건,

상대방의 말을 끊지 않는 것!

차근차근 물어보고,

용건이 끝났다면

 

"

네, 감사합니다~

혹은

담당자에게

전달해드리겠습니다~

"

 

마무리 인사 후에

상대방이 전화를 끊을 때까지 기다렸다가

뚜-뚜-뚜-뚜- 소리가 들리면

수화기를! 내려놓고! 임무완수!

 

 

잠깐~~~~~!

끝날 때까지 끝난 게 아니지!

회사 내에서 전화를 할 땐

예의만큼이나 중요한 게 바로 메모!

 

하지만 상대방에 말 속도에 맞춰

바른 필기를 하기가 쉽지만은 않은 일!

그래서 자기만의 양식을 만들어 놓는 것도 좋은데,

 

상대방의 회사 / 이름 / 직급 / 용건이 기본,

회사에 담당자가 여럿일 경우

+ 상대방이 찾는 담당자의 정보!

그리고 누가 다시 연락할 것인지 / 전화 받은 일시

양식으로 만들어 놓으면

처음에야 귀찮겠지만,

똑부러지게 메모를 전달할 수 있고,

내가 일을 할 때에도

언제든지 상기시킬 수 있으니 1석 2조!

 

만약 누군가에게 메모를 전달해야 한다면,

그 사람 자리에 쪽지를 남긴 후

구두로 알려주거나

회사 내 메신저를 활용하여 확실히 전달하기!

 

 

빠르게 업무를 파악할 수 있다면 참 좋겠지만,

신입사원도 놀고만 있는 건 아니잖아요~?

다들 긴장으로 가득찬 그 시기를 잘 버텨서

여러분들을 이끌어주는 자리에 올라간 거니까

처음의 실수를 너무 두려워하지 마세요.

분명 잘 해낼 수 있을 거예요!

 

그렇지만,

같은 실수를 반복하는 건

많이 허용되지 않는다는 걸

꼭 알아두고!