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신입사원을 위한, 보고서 잘~ 쓰는 방법

청년희망재단 17-10-18
첨부파일

 

월말이면 두근두근!

프로젝트가 끝날때면 두근두근!

사실 새로운 일의 처음부터

끝까지 두근두근!

 

왜?

신입사원에게는 이름부터 머리 새하얗게 만드는

보고서 때문!

 

이미지 출처 더스쿠프 / 자료 커리어 제공

 

예전부터 꾸준하게 신입사원들의 궁금증

상위권을 차지하고 있는 보고서 작성법!

자소서 컨설팅, 면접컨설팅은 있는데

보고서는 준비없이 바로 실전이니까

'최종단계'에서 하는 '일의 마무리' 인 보고서를

부담스러워 하는 것이 당연! ....할까?

 

대리님이 1시간 안에 쓰는 보고서를

내가 3~4시간 잡고 있는 건

오로지 연차때문일까? 나보다 선임이니까?

 

 

물론 경험은 중요하지만,

신입사원이라고 무조건 보고서 작성이

늦어지란 법 있나? 없지~

 

신입사원은 물론,

보고서 작성이 매번 힘든 직장인들을 위한

꿀Tip, 오늘은 보고서 작성입니다!

 

■ 보고서 양식을 숙지하자!

 

 

보통은 기업 내 통용보고서가 있기 마련!

한글문서나 PPT 등

사내 보고서를 살펴보다보면

디자인은 물론, 폰트와 양식 등이 맞춰진,

기본적으로 진행했던 보고서가 있을텐데~

'우리 회사는 무조건 이대로 진행해야돼!'

라는 건 아니지만 처음 써보는 경우에는

잘 쓴 예시를 보고 진행하는 것도 좋은 방법!

 

※주의할 점!

잘쓴 보고서와 못쓴 보고서를 나누는

명확한 기준이 있는 게 아니므로

예시가 무조건 옳다는 건 아니다!

상황에 맞게 쓰는 것이 중요하며,

잘쓴 예시가 왜  잘쓴 예시가 되었는지

직접 분석해보는 것도 좋겠죠?

 

■ 작성 순서와 필수 기재 항목을 정리하자!

 

 

보고서를 포함한 기획서나 제안서 등

서류에는 공통적으로 해당하는

작성 순서와 필수 기재 내용!

 

 

사실... 말은 엄청 간단하다.

부장님이, 대리님이 지시하실 때는

분명 다 알아들었었는데,

기존 보고서 옆에 펼쳐들고 자판 두드리고 있으려니

왜 갑자기 독수리 타법으로 변한건지.

 

하지만 처음부터

어려운 내용의 보고서를 맡기진 않을테고!

원래 뭐든지 하면서 느는 법이니까~

너무 걱정하지 말고 하나씩 해봅시다!

 

 

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1. 목표설정

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프로젝트 완료 보고의 경우

'이렇게 잘~ 완료했다.', '다음엔 이렇게 하겠다.' 등

목적이 정해져있기 때문에

새로운 목표를 설정하진 않는데,

강조해야 될 내용은 제대로 집고 있어야겠죠?

 

 

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2. 자료 수집 및 분석

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보고서에 사용될 자료는

미리미리 확보하고 있는 게 좋습니다.

 

상품 계약을 한 경우엔

언제 얼만큼의 물량이 나갔는지,

가장 많이 나간 달과 적은 달은 언제인지,

원인은 무엇인지.

 

행사를 진행한 경우엔

시나리오를 어떻게 수행했는지,

참여 인원은 얼마나 되었고,

사용한 물품의 총 비용과 인건비 등

나간 비용과 벌어들인 수익은 얼마인지.

 

 

미리 자료를 확보하고 있으면

부랴부랴 관련 자료 찾기에 

정신 쏟지 않아도 되고~

필요한 내용만 딱딱 들어가니까

보고서 질은 더 높아지고!

 

만약 이외 자료가 필요한 경우에는

적합성, 신뢰성, 정확성을 고려해야하기 때문에

교육정보통계시스템, 기록관리시스템,

법무행정서비스, 정부3.0 등의 공개자료

또는 기존 자사 사례를 활용하는 것도 좋은 방법!

 

 

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3. 목차 및 내용 작성

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사실상 가장 중요한 단계!

수집된 자료를 기반으로 목차를 세우고,

이 목차에 맞는 내용을

깔끔하고, 확실하게 담아야 한다!

 

보고서는 내부에서 공유되거나

거래처와의 일이 완료된 후 나가는 경우가 많기 때문에

화려한 수식어라던지 앞뒤로 부연설명이 많이 붙는 건

보고서 분량만 늘어나게 할 뿐이고~

두꺼운 보고서는 그다지 좋은 예시라고 할 수 없다는 거~

 

기억하자, KISS 원칙!

 

1. 사람들(상품이나 서비스 사용자)은 일반적으로 배우기 

쉽고 사용하기 쉬운 단순한 것을 원한다.

2. 상품이나 서비스를 만드는 회사는 제조 시간 단축과

비용 절감 의지 때문에 회사의 이익을 단순성에서 찾는다.

 

내용을 효과적으로 나타내기 위해 시각물을 이용하되 

‘단순, 명쾌, 간략, 크게’하여 전달 효과를 높이는 방법

 

[네이버 지식백과] KISS 원칙

 

Keep It Short & Simple principle!

내가 표현하려고 하는 것을

단순하고 간략하게 나타내는 방법을 뜻하는

KISS 원칙은 서류에서 뿐만 아니라

대화에서도 도움이 되니까 꼭 기억...

하지 말라고 해도 잘 되겠군.

 

 

※ 여기서 주의사항!

보고서를 보는 사람은 대체로

프로젝트의 세부사항을 모르고 있을 확률이 높다!

그렇기 때문에 지나친 약어, 전문용어,

중복된 내용, 불분명한 출처의 자료는 지양해야 하며,

보고서는 보고 받는 사람의 관점에서 작성하여

읽었을 때 의문이 생기는 걸 최소화 해야 한다는 것!

 

 

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4. 최종 점검

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끝날 때까지 끝난 게 아니다!

아무리 깔끔하게 잘 짜여졌다 하더라도

오타가 있거나 통계치가 잘못된 경우라면

보고서 전체의 신뢰도가 팍팍 낮아지니까

완료될 때까지 꾸준한 점검과

동료들 간 크로스체크는 필수!

 

이 단계에서 문맥과 전체적인 흐름,

보완 또는 삭제 부분 등

같이 봐달라고 하는 게 좋겠죠?

 

이미지 출처 LH 한국토지주택공사 공식트위터

 

그리고~ 확인과 점검만큼 중요한 것은?

바로, 중간보고!

대부분 완료 보고만 생각하고

기획서, 제안서, 보고서 작성 시

중간마다 진행현황은 공유하지 않는데요.

 

신입사원이라면 더더욱!

한 단계가 마무리될 때마다 상사에게 중간보고를 하면 

잘못된 자료 수집이나 더 보완해야 할 점,

불필요한 페이지 등을

그 단계에서 바로바로 확인받아서

실수를 줄일 수 있으니까

잊지말자, 중간보고! 공유하자, 진행현황!

 

 

마감기한 준수하기!

 

 

직장생활을 하다보면 시간의 중요성을

더욱 크게 느끼게 될 텐데,

한글 한 번 켰더니, PPT에 표 하나 넣었더니

훌쩍훌쩍 지나가버린 시간을 보면 더욱 절실...!

 

핵심내용만 들어가있고, 오타도 0%이며,

자료의 3박자도 제대로 갖추어진

완벽한 보고서인데 제출기한 OVER?

그럼 내 직장 인생도 Game over 될지도...

 

 

인생이라는 게...

빠른 건 괜찮은데 느리면 안되잖아요..? 후...

 

스케줄 관리도 본인의 능력인 직장인들!

지금은 벅차다고 생각되겠지만,

시간 엄수는 보고서가 아니더라도 꼭 필요한 거니까

지시를 받을 때 마감 기한에 대해 먼저 물어본 후,

컨펌 시간까지 확인해서 완벽하게 

보고서 클리어 해봅시다!

 

끝난 줄 알았지?

+ 보고서의 시작과 끝

 

 

원래는 들어가야 하는데

일을 진행하다보니 자연스럽게 빠지게 된

보고서 요약본!

 

 

보고서 본문이 나오기 전에

프로젝트의 이름과 목적, 진행기간,

진행방법, 거래처, 분석결과 등을 요약하거나

보고서 마지막 장에

지금까지 본 내용을 한 장에 축약해서

필요한 내용만 빠르게 확인할 수 있는 요약본

보고서에 SSG 끼워서 전송한다면?

 

희망(Lv.1) 님이 '센스있는' 칭호를 획득하셨습니다.

 

<보고서 유형별 꼭 들어가야 하는 내용!>

 

1. 사업계획보고서_예산편성계획, 안전계획 등

:추진배경 현황, 문제점, 사업목표(비전과 방향),

주요과제 개선방안, 세부실행계획, 기대효과

 

2. 행사보고서_시무식, 후원회 등

(1)행사명, 행사일자, 행사장소, 주관 부서 및 책임자

(2)행사목적 달성여부, 변경된 행사내용, 

소요경비, 참가인원, 잘된 점, 고쳐야 할 점

 

3. 회의보고서

(1)사전계획(목적, 주제 등), 세부계획(준비물품 등)

(2)일자, 장소, 참여자, 안건

 

4. 사안보고서_민원보고, 긴급예산요구 등

:사안에 대한 설명, 추진상황, 추진계획, 결과

(핵심내용만 정리한 One paper 형태가 많음)

 

알면 알수록 까다로운 보고서?

NO~!

알면 알수록 자신감이 생기는 보고서!

YES~!

 

 

잘 해야겠다는 마음과

내가 잘 할 수 있을까라는 걱정때문에

조급한 마음은 잠시 덮어두고~

차분하고 꼼꼼하게 하나하나 천천히!

보고서를 수월하게 완성해보자구요~